Assistante de département ingénierie H/F, LES MUREAUX (78), Intérim
Nous recrutons pour notre client basé aux Mureaux une assistante de direction pour le département ingénierie.
En plus des missions classiques vous aurez également pour fonctions :
Le support au chef de département dans ses activités courantes :
- Organiser les réunions et la logistique de réservation associée,
- Préparer les missions,
- Préparer et vérifier les documents administratifs.
Le Support à la gestion administrative & logistique du département :
- Sur demande du chef de département, préparer les mises à jour de l'organigramme et les notes turn-over métropole-
Guyane.
Assurer la gestion des bases de données des effectifs, décrire et planifier les actions à mener lors d'une arrivée, d'un départ et d'un détachement, et informer les manager du département de l'avancement de leurs avanceme
Veiller à la complétude et la ponctualité des actions récurrentes à mener par les collaborateurs (RIA, pointage,...).
Assurer le support des demandes administratives type au profit des ingénieurs d'affaire Kourou (demande de PC, de
compte d'accès...)
Assurer le support des collaborateurs face aux difficultés rencontrées dans leur environnement de travail (en lien
avec le service support, infra, logistique...)
La tenue à jour des outils nécessaires à la gestion de l'équipe :
- Pages Confluence et SharePoint du département.
- Tableaux de suivi des actions
- Outil de planification des ressources
La Gestion de la documentation émise par le département
Mettre en place et maintenir un système efficace de gestion électronique des documents émis par le
département
Assurer la cohérence et la mise à jour des formats type à utiliser Le cas échéant, supporter l'intégration de la
documentation émise par le département dans la structure documentaire de l'entreprise.
La Collaboration avec le Bureau Mission Campagne,
Interlocutrice privilégiée pour le département sur la synthèse des missions campagne (Préparation & mises à jour des note de synthèse des dates de voyage
En plus des missions classiques vous aurez également pour fonctions :
Le support au chef de département dans ses activités courantes :
- Organiser les réunions et la logistique de réservation associée,
- Préparer les missions,
- Préparer et vérifier les documents administratifs.
Le Support à la gestion administrative & logistique du département :
- Sur demande du chef de département, préparer les mises à jour de l'organigramme et les notes turn-over métropole-
Guyane.
Assurer la gestion des bases de données des effectifs, décrire et planifier les actions à mener lors d'une arrivée, d'un départ et d'un détachement, et informer les manager du département de l'avancement de leurs avanceme
Veiller à la complétude et la ponctualité des actions récurrentes à mener par les collaborateurs (RIA, pointage,...).
Assurer le support des demandes administratives type au profit des ingénieurs d'affaire Kourou (demande de PC, de
compte d'accès...)
Assurer le support des collaborateurs face aux difficultés rencontrées dans leur environnement de travail (en lien
avec le service support, infra, logistique...)
La tenue à jour des outils nécessaires à la gestion de l'équipe :
- Pages Confluence et SharePoint du département.
- Tableaux de suivi des actions
- Outil de planification des ressources
La Gestion de la documentation émise par le département
Mettre en place et maintenir un système efficace de gestion électronique des documents émis par le
département
Assurer la cohérence et la mise à jour des formats type à utiliser Le cas échéant, supporter l'intégration de la
documentation émise par le département dans la structure documentaire de l'entreprise.
La Collaboration avec le Bureau Mission Campagne,
Interlocutrice privilégiée pour le département sur la synthèse des missions campagne (Préparation & mises à jour des note de synthèse des dates de voyage
